Segreteria Online

Un servizio di SEGRETERIA “su misura” adattabile alle sue esigenze personali del professionista medico.
Una Segretaria a disposizione che risponde per Lei alle sue chiamate, presentandosi con il nome del Suo Studio, dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle 19.30 con orario continuato ( o con orario ” su misura ” ).

Una Assistente che svolge i compiti di una Segretaria tradizionale:
– Presidia e organizza il traffico telefonico;
– Organizza, ottimizza gli appuntamenti nella sua Agenda ;
– Aggiorna la sua Agenda on line  ;
– Scambia fax ed e-mail in mobilità;
– Ricorda gli impegni della giornata;
– Cura il protocollo e l’archiviazione ottica della corrispondenza;
– Scrive lettere e testi;
– E’ in grado di ricevere ordini e di fare fatture per suo conto;
– Cura le spedizioni di documenti con corriere o servizio postale;
– Organizzare i viaggi e le trasferte di lavoro;
– Effettua servizi bancari e postali;
– Esegue traduzioni.

IN PARTICOLARE:

Gestione chiamata
Possibilità di avere un recapito telefonico mobile ( di proprietà o meno ), può essere inserito su carta intestata, sito internet e biglietti da visita.
Durante gli orari di chiusura può scegliere di attivare una casella vocale personalizzata.
La Sua Assistente ( sempre quella persona ) risponde a nome dello Studio Medico e segue tutte le sue indicazioni. Rilascia informazioni su giorni e orari di visita, pianifica e gestisce al meglio la sua agenda appuntamenti.
In caso d’urgenza la sua Assistente lei invia un SMS o le inoltra la chiamata al suo cellulare comunicandole i dati della persona in linea. Ogni giorno compila un report lavorativo dell’andamento dello Studio.

Gestione Agenda
A Sua disposizione un’agenda on-line consultabile 24h su 24 da PC, Tablet e Smartphone alla quale può accedere dal nostro sito inserendo le tue credenziali segrete. Qui può vedere i suoi appuntamenti, consultare la Rubrica e avere un collegamento automatizzato con il suo Calendar. Bloccare le giornate in cui sarai assente e molto altro.

Il sistema permette di ricevere un avviso in tempo reale via email con i dettagli dell’operazione (inserimento, modifica, cancellazione appuntamento). A sua volta puoi inserire e modificare gli appuntamenti, il sistema non permette l’inserimento di due appuntamenti in contemporanea.

Qualora Lei sia già in possesso di un sistema gestionale siamo in grado di usarlo o possiamo usare il nostro gestionale o il sistema Google.
L’AGENDA viene costruita insieme al PROFESSIONISTA.

Gestione Appuntamenti
Ottimizziamo le giornate lavorative con una pianificazione a doc seguendo le sue necessità.

Gestione Chiamate in Uscita
Affidi le chiamate in esterno alla Sua Assistente per avere più tempo per Lei ed il Suo lavoro. Può aiutarla a definire incontri di lavoro, prenotazioni, riprogrammazione agende, avvisi importanti per i Suoi collaboratori e clienti, solleciti, programmazione interventi.

Booking Service
La comodità di avere un centro raccolta prenotazioni, ben organizzato per Lei e per i suoi Pazienti. La Sua Assistente si occupa di coordinare e di registrare le prenotazioni proprio come se fosse li e di dare tutte le informazioni e indicazioni utili del caso.

Gestione Casella Mail
La gestione della casella di posta elettronica è efficace per chi non ha tempo da dedicarci e desidera un’assistente ben formata che sia in grado di rispondere a richieste, fornire informazioni, pianificare incontri.

Inserimento Dati
Ci occupiamo dell’immissione di grossi quantitativi di dati in data base o in sistemi informativi. L’inserimento dati richiede tempo e a volte si ha urgenza di terminare il lavoro in tempi molto ristretti.

Email dedicata per le prenotazioni per i propri Clienti.
Permette a coloro che lavorano e studiano di poter gestire i propri appuntamenti  e richieste di farmaci continuativi senza contattare il servizio di segreteria.
Prenotare appuntamenti per i propri genitori, figli o partner.

Chiamata o invio di un SMS di promemoria al paziente il giorno antecedente l’appuntamento o l’avvenuta preparazione della ricetta.
La Sua Assistente è anche in grado di gestire tutte le richieste di ricette che arriveranno dai Suoi pazienti.

Sottolineamo :

  • La Sua Assistente personale, sempre la stessa, simbolo di fiducia e di sicurezza per Lei e i Suoi pazienti.

La Sua Assistente dedicata è presente dalle ore 8.30 alle ore 19.30 con orario continuato o solo in determinate fasce orarie, è disponibile anche 24h su 24 per 365 giorni all’anno, anche durante festivi e fine settimana.

  • Su richiesta invio di un SMS di promemoria al paziente il giorno antecedente l’appuntamento
  • Ogni aspetto è personalizzabile a seconda delle sue esigenze e senza intaccare i costi finali.
  • Su richiesta la sua Assistente può essere un professionista nel campo sanitario in grado di dare già una una prima risposta al Paziente/Cliente e di creare un primo filtro con Lei.

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